مرحله اول - تشخیص : تعریف : تشخیص عبارت است از تعیین و انتخاب کالاها و خدمات و سایر پرداخت هایی است که تحصیل و یا انجام ان ها برای نیل به اجرای برنامه های دستگاه های دولتی ضروری است. نکته : مرحله تشخیص به عهده وزیر وزارتخانه یا رییس دستگاه دولتی و یا مقامات مجاز دستگاه دولتی میباشد. در دستگاه های دولتی برای در خواست کالا یا خدمات از فرم های گوناگونی استفاده میشود. فرم درخواست باید حاوی اطلاعات زیر باشد: نام موسسه دولتی ، نام واحد درخواست کننده ، نوع و مقدار کالا یا خدمت مورد درخواست، شماره و تاریخ صدور برگ درخواست خرید کالا یا خدمت ، نام و امضای مسئول واحد درخواست کننده و مقام مجاوز دستگاه دولتی . نکته : از انجا که مرحله تشخیص از مراحل اداری انجام هزینه است لذا در سیستم حسابداری ثبت نمی شود. مراحل تشخیص : 1 – واحد تداراکات یا کارپردازی پیشنهاد سایر واحد ها را دریافت میکند. 2 – براورد قیمت تقریبی انجام میشود. 3 – درخواست خرید کالا یا انجام خدمت را تنظیم میکند و در اختیار رئیس دستگاه دولتی قرار میدهد. 4 – بررسی برگ درخواست 5 – در صورت موافقت به واحد امور مالی ارسال مینماید. مرحله دوم - تامین اعتبار : تعریف : اعتبار یک اجازه قانونی است که مجلس شورای به دولت میدهد تا وجوهی رابرای تحقق اهداف و برنا مه های مصوب خود مصرف نماید. تعریف مطابق ماده 18 قانون محاسبات عمومی : تامین اعتبار عبارت است از اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبارات برای هزینه معین. نکته : مسئولیت تامین اعتبار به عهده ذیحساب دستگاه دولتی است. فرم تامین اعتبار باید حاوی مطالب زیر باشد : نوع کالا یا خدمت ، مقدار کالا یا خدمت ، واحد درخواست کننده ، بهای تقریبی کالا یا خدمت ، محل تامین اعتبار ، ردیف و صفحه دفتر اعتبارات که مبلغ بر اورد شده در ان ثبت میگردد، محل امضای ذیحساب و مقام مجاز دستگاه دولتی . ثبت زمان تامین اعتبار : اعتبارات تعهد نشده XXX اندوخته اعتبار تعهدات احتمالی XXX مرحله سوم - تعهد : تعریف : تعهد یعنی ایجاد دین بر ذمه دولت ناشی از : الف ) تحویل کالا یا انجام دادن خدمت ب ) اجرای قراردادهایی که با رعایت مقررات منعقد شده باشد. ج ) احکام صاره از مراجع قانونی و ذیصلاح د ) پیوستن به قراردادهای بین المللی و عضویت در سازمان ها یا مجامع بین المللی با اجازه قانون. برای اثبات تعهد از فرم های زیر استفاده میشود: 1 – قبض انبار 2 – صورت جلسه تحویل کالا 3 – صورت مقادیر کار انجام شده 4- گواهی انجام کار 1- قبض انبار :اگر موضوع هزینه خرید کالا باشد به محض تحویل آن به انبار موسسه فرمی حاوی اطلاعات مربوط به نوع کالا – مقدار کالا ومشخصات کامل آن وتاریخ تحویل آن به انبار تنظیم وبه امضای تحویل دهنده وتحویل گیرنده کالا می رسد که به آن قیض انبار می گویند . 2- صورت جلسه تحویل کالا : اگر کالا در خارج از انبار تحویل شود صورت جلسه ای حاوی اطلاعات لازم تنظیم وبه امضای تحویل دهنده و تحویل گیرنده می رسد که که صورت جلسه مذکور مبنای صدور قبض انبار خواهد بود . 3- صورت مقادیر کالای انجام شده : در طرح ها و پروژه های عمرانی که اجرای آنها به صورت مقطوع به پیمانکار واگذار می شود میزان کارهای انجام شده ومصالح به کار رفته در فهرستی درج می گردد که به فهرست مقادیر کالاهای انجام شده معروف است وضمیمه صورت وضعیت می گردد . یعنی هر صورت وضعیت میزانی پیشرفت کار یا اجرای قسمتی از قرار داد را اثبات می نماید وفهرست مقادیر کارهای انجام شده حاوی اطلاعات لازم و در مورد کارهای انجام شده ومصالح به کار رفته از قبیل نوع ،مقدار ، مشخصات فنی وغیره می باشد وآن «صورت متره »نیز می گویند . 4- گواهی انجام کار : اگر موضوع هزینه انجام خدمت یا کار باشد به محض انجام خدمت یک برگ گواهی انجام کار صادر وبرای اقدام بعدی ارائه می گردد . مرحله چهارم - تسجیل : تعریف : میزان بدهی قابل پرداخت به موجب اسناد و مدارک اثبات کننده بدهی میباشد . نکته : این مرحله به عهده مقام مجاز دستگاه دولتی میباشد. در مرحله تسجیل وجه مندرج در فاکتور و یا صورتحساب و یا صورت وضعیت مورد تایید مقام مجاز دستگاه دولتی قرار میگیرد. مرحله پنجم - صدور حواله : تعریف 1 : حواله اجازه ای است که کتبا به وسیله مقام مجاز وزارت خانه ها یا موسسه دولتی یا شرکت ها دولتی و یا دستگاه های اجرایی محلی و یا نهادهای عمومی غیردولتی و سایر دستگاه های اجرایی برای تادیه تعهدات و یا بدهی های قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوط عهده ذیحساب و در وجه ذینفع صادر میشود. تعریف 2 : حواله دستور پرداخت مقام مجاز دستگاه دولتی است که به صورت کتبی برای پرداخت بدهی های ناشی از تحویل کالا یا خدمت صادر میشود. نکته : چون در حواله مبلغ قابل پرداخت توسط مقام مجاز مورد تایید قرار میگیرد ، بنابراین مرحله تسجیل یعنی میزان بدهی قابل پرداخت با صدور حواله تحقق پیدا میکند. در فرم حواله اطلاعات زیر درج میشود : 1 – مبلغ قابل پرداخت 2 – محل تامین اعتبار 3 – نوع هزینه 4 – مدارک ضمیمه مرحله ششم - نظارت مالی : تعریف : تطبیق پرداخت ها با قوانین و مقررات حاکم بر مصرف وجوه دولتی . ذیحساب وزارت خانه یا دستگاه دولتی بر پرداخت هر وجهی نظارت میکند که آیا قوانین و مقررات حاکم بر مصرف ان در پنج مرحله قبلی رعایت شده یا نه . مرحله نظارت مالی ، نظارت قبل از خرج میباشد ک طبق ماده 90 قانون محاسبات عمومی به عهده وزارت امور اقتصادی و دارایی میباشد و از طریق ذیحسابان مستقر در دستگاه های دولتی انجام میشود . از انجا که وزارت امور اقتصاد و دارایی زیر نظر قوه مجریه میباشد ، نظارت قبل از خرج را میتوان نوعی حسابرسی داخلی محسوب نمود که به صورت مداوم توسط ذیحسابان که با حکم وزارتخانه مذکور منصوب میشود انجام میگردد. بعد از انجام مرحله نظارت مالی سند هزینه ای تنظیم میگردد که در آن مشخصات کامل هزینه و همچنین اطلاعات مربوط به مراحل خرج در آن بصورت خلاصه ثبت میشود. تعریف سند هزینه : فرمی است که خلاصه ای از اطلاعات مربوط به مراحل تشخیص ، تامین اعتبار ، تعهد ، تسجیل و صدور حواله در آن قید میگردد و همراه با مدارک مربوط به مراحل مذکور جهت رسیدگی و اظهارنظر ذیحساب یا معاون او ارسال میگردد. نهایتا زمانی که مندرجات سند هزینه و مدارک ضمیمه ان با قوانین و مقررات مطابقت نموده و به امضای یکی از آنها برسد مرحله نظارت نیز تحقق یافته است. مرحله هفتم - پرداخت : تعریف : هزینه عبارت است از پرداخت هایی که به طور قطعی به ذینفع در قبال تعهد یا تحت عنوان کمک یا عناوین مشابه با رعایت قوانین و مقررات مربط صورت میگیرد. مدارک زیر به عنوان سندی برای اثبات پرداخت مورد استفاده قرار خواهد گرفت : گواهی بانک دایر بر : 1 – انتقال وجه به حساب ذینفع 2 – پرداخت وجه به ذینفع یا قائم مقام قانونی او 3 – حواله در وجه ذینفع یا قائم مقام قانونی او نکته : کلیه پرداخت های سازمان های دولتی باید از طریق حسابهای بانک و یا صدور چک صورت گیرد. ثبت حسابداری هزینه و مرحله پرداخت در دفاتر : الف ) اگر مبنای نقدی یا نقدی تعدیل شده مورد عمل باشد چون در مراحل تعهد ، تسجیل ، صدور حواله و اعمال نظارت مالی وجوهی پرداخت نمیشود لذا وقایع مذکور در دفاتر منعکس نمیشود. تنها در مرحله پرداخت ثبت زیر در دفاتر انجام میگردد: هزینه سال جاری xxx بانک پرداخت جاری xxx ب ) در صورتی که در حسابداری هزینه از مبنای تعهدی استفاده میشود در هنگام تحقق هزینه ( تحویل کالا یا انجام خدمت ) پس از تایید مقام مجاز خرج و تطبیق ان با قوانین و مقررات توسط ذیحساب ثبت آرتیکل های بودجه ای و مالی ضرری است : ثبت بودجه ای : اندوخته اعتبارات تعهدات احتمالی xxx اعتبارات مصرف شده xxx ثبت مالی : هزینه سال جاری xxx اسناد هزینه پرداختنی xxx ثبت زمان پرداخت : اسناد هزینه پرداختنی xxx بانک پرداخت جاری xxx قوانین و مقررات مربوط به معاملات دولتی : طبق ماده 80 قانون محاسبات عمومی معاملات دولتی به سه دسته جزئی ، متوسط و عمده تقسیم میشوند: الف ) معاملات جزئی : معاملاتی که مبلغ ان از سیصد هزار ریال تجاوز نمیکند. ب ) معاملات متوسط : معاملاتی که مبلغ بین سیصد هزار ریال و دومیلیون ریال باشد . پ ) معاملات عمده : معاملاتی که مبلغ آن از دو میلیون ریال بیشتر باشد. نکته : معاملات مطابق ماده 81 قانون محاسبات عمومی به یکی از طریق انجام می شود : الف ) در مورد معاملات جزئی به کمترین بهای ممکن و با تشخیص و مسئولیت کارپرداز ب ) در مورد معاملات متوسط به کمترین بهای ممکن به تشخیص کارپرداز و مسئول واحد تدارکاتی مربوط و تایید وزیر یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی در مرکز یا استان و یا مقامات مجاز از طرف آن ها. پ ) در مورد معاملات عمده با انتشار اگهی مناقصه عمومی و یا ارسال دعوتنامه به تشخیص وزیر یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی و یا مقامات مجاز از طرف انها.
چرخه حسابداری هزینه و سایر پرداخت ها در ذیحسابی های سازمان دولتی : 1 – دریافت تنخواه گردان حسابداری : مبلغی است معال متوسط خرج یک ماه دستگاه دولتی که تحت عنوان تنخواه گردان حسابداری برای انجام هزینه های یک ماه و یا تعهدات پرداخت نشده سال قبل در اختیار وزارتخانه ، موسسات دولتی و یا دستگاه اجرایی محلی قرار میگیرد. نکته : این حساب یک حساب موقت است که که مانده آن قابل انتقال به سال بعد نمی باشد. هنگام دریافت تنخواه گردان ثبت مالی زیر انجام میشود : بانک پرداخت جاری xxx تنخواه گردان حسابداری xxx 2 – تامین اعتبار : ازانجا که در سیستم دولتی ایران از مبنای نقدی تعدیل شده استفاده میشود لذا ثبت وقایع مربوط به مرحله تامین اعتبار ( تحویل کالا یا انجام خدمت ) ضروری نمیباشد. ثبت کنترل بودجه ای آن به طریق زیر می باشد: اعتبارات تعهد نشده xxx اندوخته اعتبار تعهدات احتمالی xxx 3 – تنخواه گردان پرداخت : مبالغی از طرف تنخواه گردان حسابداری با تایید وزیر یا رئیس موسسه دولتی و یا مقامات مجاز از طرف انها برای انجام برخی هزینه های جزئی و متوسط که در اختیار واحد ها و یا مامورینی که مجاز به دریافت تنخواه هستند، قرار میگیرد . زمانی که ذیحسابان مبالغی از وجوه سازمان را بعد از تامین اعتبار به عنوان تنخواه گردان پرداخت واگذار می نمایند ثبت مالی زیر انجام میشود : تنخواه گردان پرداخت xxx بانک پرداخت جاری xxx 4 – واریز تنخواه گردان پرداخت : تنخواه گردن پرداخت باید حداکثر تا تاریخ بیستم فروردین ماه سال بعد واریز گردد . در زوان واریز معمولا وضعیت تنخواه به سه صورت میباشد : الف ) ممکن است کلا با اسناد هزینه واریز گردد . ثبت مالی : هزینه سال جاری xxx تنخواه گردان پرداخت xxx ب) ممکن است کلا با صدور چک در وجه ذیحسابی واریز گردد : ثبت مالی : بانک پرداخت جاری xxx تنخواه گردان پرداخت xxx پ ) ممکن است قسمتی با وجه نقد و بقیه با سند هزینه واریز شود : هزینه سال جاری xxx بانک پرداخت جاری xxx تنخواه گردان پرداخت xxx 5 – پیش پرداخت ها : پیش پرداخت پرداختی است که از محل اعتبارات مربوط بر اساس احکام و قراردادها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت میگیرد. ثبت مالی پیش پرداخت : پیش پرداخت سال جاری xxx بانک پرداخت جاری xxx 6 – واریزی پیش پرداخت ها : زمانی که کالا یا خدماتی که قبلا بابت آن پیش پرداخت شده تحویل گردیده یا انجام شود لازم است مبالغ مذکور به هزینه قطعی منظور گردد. ثبت مالی زمان قطعی شدن هزینه : هزینه سال جاری xxx( معادل مبلغ پیش پرداخت) پیش پرداخت سال جاری xxx اگر به علت عدم تحویل کالا یا خدمات مبلغ پیش پراخت نقدا واریز گردد ثبت زیر انجام می پذیرد : بانک پرداخت جاری xxx پیش پرداخت سال جاری xxx 7 – علی الحسابها : تعریف : پرداختی است که به منظور ادای قسمتی از تعهد با رعایت قوانین و مقررات صورت میگیرد. ثبت مالی پرداخت علی احساب : علی الحساب سال جاری xxx بانک پرداخت جاری xxx 8 – واریز علی الحسابها : چون علی الحسابها معمولا با زمان انجام خدمت پرداخت میشود غالبا با سند هزینه واریز میگردد. ثبت مالی واریز علی الحساب : هزینه سال جاری xxx علی الحساب سال جاری xxx 9 – پرداخت حقوق و مزایای کارکنان : مطابق مقررات سازمان های دولتی حقوق و مزایای کارکنان خودرا از طریق بانک پرداخت میکنند . به این ترتیب که در اواخر هر ماه لیست حقوق و مزایای خود را تنظیم و به همراه چکی معادل خالص پرداختی به بانک مزبور ارسال میکنند. ثبت مالی در این مرحله به شرح زیر می باشد : بانک پرداخت حقوق xxx بانک پرداخت جاری xxx پس از اینکه بانک لیست را تایید نمود و حقوق کارکنان را واریز نمود به منزله تحقق شرط دوم انجام هزینه است که در این زمان ثبت زیر انجام میپذیرد:
هزینه سال جاری xxx ( معادل جمع کل حقوق و مزایا ) بدهی به سایر سازمان ها xxx( معادل کسورات لیست حقوق ) بانک پرداخت حقوق xxx ( معادل خالص پرداختی ) زمان پرداخت کسورات به سازمان های ذیربط : بدهی به سایر سازمانها xxx بانک پرداخت جاری xxx 10 – پرداخت هزینه : همانطور که قبلا نیز عنوان شد ثبت هزینه ها دردستگاه های دولتی با مبنای حسابداری مورد عمل مرتبط است و چون مبنای حسابداری در ایران نقدی تعدیل شده است لذا تنها هنگام پرداخت هزینه ثبت مالی زیر انجام میگیرد : هزینه سال جاری xxx بانک پرداخت جاری xxx 11 – دریافت وجه از خزانه : ثبت مالی مربوط به دریافت وجه از خزانه به شرح زیر میباشد: بانک پرداخت جاری xxx دریافتی از خزانه xxx 12 – واریز تنخواه گردان حسابداری : همانطور که قبلا نیز عنوان شد تنخواه گردان مبلغی است که در ابتدای سال مالی از طرف خزانه در اختیار ذیحساب قرار میگیردو معمولا مبلغ ان نباید بیشتر از ده درصد اعتبارات تخصص یافته باشد.این مبلغ باید تا پایان فروردین ماه سال بعد تسویه گردد. زمان تسویه سه حالت وجود خواهد داشت : الف) قسمتی از ان به مصرف هزینه های اسفند ماه رسیده لیکن به علت پایان یافتن سال مالی وجه ان هنوز از خزانه دریافت نشده است. ب ) قسمتی به عنوان پیش پرداخت یا علی الحساب انجام شده و وجه آن هنوز از خزانه دریافت نشده است . پ ) قسمتی به صورت وجه نقد در بانک پرداخت ذیحسابی موجود است . در موارد الف و ب درخواست وجه صادر میشود و از خزانه درخواست وجه میشود.ثبت مالی آن به شرح زیر میباشد : تنخواه گردان حسابداری xxx دریافتی از خزانه xxx
در مورد حالت پ چکی در وجه خزانه صادر میگردد.ثبت مالی آن به صورت زیر میباشد : تنخواه گردان حسابداری xxx بانک پرداخت جاری xxx 13 – انتقال مانده های مصرف نشده به خزانه : هر چند که در پایان سال تنخواه گران حسابداری نباید وجوه اضافه دریافتی داشته باشد اما در صورتیکه به هر دلیلی مازاد داشته باشند باید حد اکثر تا پایان فروردین سال بعد به خزانه انتقال دهند . مانده وجوه مصرف نشده به صورت زیر قابل محاسبه است : ( هزینه های سال جاری + علی الحساب سال جاری + پیش پرداخت سال جاری ) - دریافتی از خزانه = مانده وجوه مصرف نشده ثبت مالی انتقال مانده مصرف نشده به خزانه به شرح زیر میباشد : دریافتی از خزانه xxx بانک پرداخت جاری xxx 14 – تنظیم تراز عملیات حسابهای دفتر کل : جهت اطمینان یافتن از صحت عملیات دفتر کل گزارشی تحت عنوان " تراز عملیات حسابهای دفتر کل " تنظیم میشود که حاوی اطلاعات مربوط به گردش عملیات و مانده عملیات برای هر یک از حسابهای مستقل میباشد که کاملا مشابه تراز ازمایشی میباشد. عنوان حسابها گردش عملیات مانده عملیات بدهکار بستانکار بدهکار بستانکار
جمع
در ایران از تراز 8 ستونی استفاده میشود که حاوی اطلاعات زیر میباشد : الف ) دو ستون مربوط به جمع گردش عملیات تا پایان ماه گذشته ب ) دو ستون مربوط به گردش عملیات ماه جاری پ ) دو ستون مربوط به جمع گردش عملیات تا پایان ماه جاری ت ) دو ستون مربوط به مانده عملیات در پایان ماه جاری 15 – اصلاح و تعدیل حساب ها : در حسابداری دولتی نیز مانند حسابداری موسسات بازرگانی نیاز است که در پایان سال مالی حسابهای موقت بسته شوند و برخی حسابهای دایمی نیز اصلاح یا تعدیل شوند. در ایران مطابق ماده 102 قانون محاسبات عمومی پیش پرداخت ها و علی الحسابها در زمانی که به مرحله تعهد میرسند باید به حساب هزینه اعتبار سالی که پیش پرداخت و یا علی الحساب مذکور پرداخت شده منظور شود و در دفاتر اعمال حساب گردد. این ماده دو نکته را که حاصل سیستم نقدی تعدیل شده است در محدودیت های مصرف اعتبارات هر سال مالی پدید آورده : نکته اول ) باید هزینه مربوط به اقلام پیش پرداخت ها و علی الحسابهای سنواتی در صورت حساب سالی که این قبیل پرداخت ها قطعی میشود منعکس گردد. نکته دوم ) چون در سالی که پیش پرداخت ها و علی الحسابها پرداخت شده اند اعتبارات تخصیص یافته لازم برای انها تامین گردیده است لذا باید هزینه این قبیل پرداخت ها به پای اعتبار همان سالی که کالاها یا خدمات آنها تحویل و یا انجام می گردد منظور شوند لذا جهت انتقال آنها به سال مالی آینده ابتدا با آرتیکل زیر آنها را به سنواتی تبدیل می کنیم . پیش پرداخت سنواتی xxx علی الحساب سنواتی xxx پیش پرداخت سال جاری xxx علی الحساب سال جاری xxx سپس از محل دریافتی از خزانه به صورت زیر برای انها اندوخته منظور میکنیم : دریافتی از خزانه xxx اندوخته پیش پرداخت و علی الحساب سنواتی xxx 16- بستن حساب های موقت : بعداز واریز مانده مصرف نشده به خزانه و اصلاح حساب پیش پرداخت ها و علی الحساب ها لازم است مانده هزینه سال جاری با دریافتی از خزانه برابر بوده و با هم بسته شوند . ثبت مالی : دریافتی از خزانه xxx هزینه سال جاری xxx 17- خط کشی و انتقال حساب های دائمی : سه حساب پیش پرداخت سنواتی ، علی الحساب سنواتی و اندوخته مربوط در پایان سال مالی با هم خط کشی می شوند : ثبت مالی : اندوخته پیش پرداخت و علی الحساب سنواتی xxx پیش پرداخت سنواتی xxx علی الحساب سنواتی xxx 18- انتقال حساب های دائمی به دفاتر سال آینده : سه حساب دائمی فوق که در پایان سال مالی خط کشی شده اند در ابتدای سال مالی آینده با آرتیکل معکوس به صورت زیر افتتاح می شوند ثبت مالی : پیش پرداخت سنواتی xxx علی الحساب سنواتی xxx اندوخته پیش پرداخت و علی الحساب سنواتی xxx 19- تنظیم صورتهای مالی اساسی : صورت های مالی اساسی حساب مستقل وجوه اعتبارات جاری عبارتند از : الف) ترازنامه تعریف : گزارش مالی است که وضعیت مالی حساب مستقل را در یک مقطع زمانی نشان میدهد. ب) صورت دریافت و پرداخت و موجودی تعریف : این گزارش صورتحساب ساده ای است که موجودی اول دوره و دریافت های سال مالی را از یک سو و پرداخت ها و وجوه انتقالی به خزانه را از سوی دیگر نشان میدهد و همچنین موجودی پایان دوره را مشخص می نماید. ج) صورت حساب عملکرد سالانه بودجه تعریف : در این صورت حساب درآمدهای واقعی با درآمدهای پیش بینی شده از یک سو و هزینه ها و سایر پرداخت ها با اعتبارات پیش بینی شده از طرف دیگر مقایسه می شود. د) صورت حساب عملکرد پیش پرداخت و علی الحساب سنواتی ( صورت عملکرد بودجه سنواتی )
عضو شوید
عضویت سریع
آمار مطالب
آمار بازدید
